Warum die unterschriebene Liste nicht reicht
Eine Kontrollliste mit Unterschrift belegt, dass jemand an einem Tag da war. Sie belegt nicht, was in den Wochen dazwischen war - und genau danach fragt ein Auditor, sobald er im Verlauf einen Befall sieht. Die Frage lautet dann nicht „waren Sie da?“, sondern „seit wann läuft das?“.
Darauf hat ein digitales Protokoll für jeden einzelnen Tag eine Antwort, weil jede Station jeden Tag gemeldet hat: Aktivität oder Ruhe. Aus zwölf Datenpunkten im Jahr wird ein durchgehender Verlauf - und aus einer Vermutung ein Datum.
Wie der Auditor herankommt
Zwei Wege, beide ohne Vorbereitung: Zeitraum und Standort wählen und als PDF exportieren - oder dem Auditor einen Lesezugriff geben, mit dem er selbst durch den Verlauf geht. Viele Betriebe zeigen es inzwischen lieber live als auf Papier, weil Rückfragen sich direkt am Bildschirm klären.
Die Aufbewahrungsfrist stellen Sie so ein, wie Ihre Norm sie verlangt. Der Export ist jederzeit möglich, auch rückwirkend für zurückliegende Jahre.